Báo cáo thuế là nghĩa vụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam. Việc lập báo cáo thuế hàng tháng đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về quy trình làm báo cáo thuế hàng tháng cho doanh nghiệp trong năm 2025, giúp doanh nghiệp an tâm hoạt động và phát triển.
Báo cáo thuế hàng tháng là gì?
Báo cáo thuế hàng tháng là tập hợp các tờ khai, báo cáo về tình hình phát sinh các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp trong một tháng nhất định, được lập và nộp cho cơ quan thuế. Các loại thuế thường phải báo cáo hàng tháng bao gồm Thuế Giá trị gia tăng (GTGT), Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có phát sinh.
Tại sao doanh nghiệp phải làm báo cáo thuế hàng tháng?
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đây là nghĩa vụ bắt buộc theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn. Việc không nộp hoặc nộp chậm, nộp sai có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính đáng kể.
- Kiểm soát nghĩa vụ thuế: Giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tốt các khoản thuế phải nộp, chủ động lập kế hoạch tài chính.
- Minh bạch tài chính: Cung cấp thông tin tài chính rõ ràng, trung thực cho cơ quan thuế, góp phần xây dựng uy tín cho doanh nghiệp.
- Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra: Hồ sơ báo cáo thuế hàng tháng đầy đủ, chính xác sẽ là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
Đối tượng phải làm báo cáo thuế hàng tháng
Doanh nghiệp thuộc diện kê khai thuế GTGT theo tháng. Thông thường là các doanh nghiệp có tổng doanh thu của năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng. Doanh nghiệp mới thành lập cũng có thể lựa chọn kê khai theo tháng hoặc quý tùy theo mức độ hoạt động.
Các loại báo cáo thuế hàng tháng cần lập
Trong khuôn khổ báo cáo thuế hàng tháng, doanh nghiệp thường cần lập các loại tờ khai sau, tùy thuộc vào hoạt động phát sinh:
1. Tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
Đây là loại báo cáo thuế hàng tháng phổ biến nhất. Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp.
- Đối với phương pháp khấu trừ: Kê khai các thông tin về doanh thu, thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, số thuế GTGT phải nộp (hoặc được hoàn/chuyển kỳ sau).
- Đối với phương pháp trực tiếp: Kê khai doanh thu và tỷ lệ (%) tính thuế GTGT trên doanh thu.
Mẫu tờ khai thường là Mẫu số 01/GTGT (áp dụng cho phương pháp khấu trừ) hoặc Mẫu số 04/GTGT (áp dụng cho phương pháp trực tiếp) theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
2.Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) (nếu có phát sinh)
Tờ khai thuế TNCN hàng tháng áp dụng cho các doanh nghiệp có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động mà có tổng số thuế TNCN phát sinh phải khấu trừ trong tháng vượt ngưỡng quy định.
- Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động và kê khai theo Mẫu số 05/TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Nếu tổng số thuế TNCN phát sinh phải khấu trừ trong tháng không quá 50 triệu đồng thì doanh nghiệp có thể lựa chọn kê khai theo quý (áp dụng cho cả tổ chức và cá nhân trả thu nhập).
3. Các báo cáo khác (nếu có phát sinh hoặc theo yêu cầu đặc thù)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Trước đây, báo cáo này thường nộp theo quý hoặc tháng. Hiện nay, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không phải nộp báo cáo này trừ khi có yêu cầu đặc biệt của cơ quan thuế hoặc trường hợp rủi ro cao về thuế.
- Các tờ khai thuế khác: Tùy thuộc vào ngành nghề và hoạt động đặc thù, doanh nghiệp có thể phải kê khai các loại thuế khác hàng tháng như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, v.v.
Tổng hợp các loại báo cáo thuế hàng tháng bắt buộc doanh nghiệp phải nộp.
Chuẩn bị thông tin và chứng từ để làm báo cáo thuế hàng tháng
Để làm báo cáo thuế hàng tháng chính xác, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn các thông tin, chứng từ là bước quan trọng nhất.
Đối với Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
- Hóa đơn đầu ra: Tất cả hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất trong tháng (bản gốc hoặc dữ liệu điện tử).
- Hóa đơn đầu vào: Tất cả hóa đơn GTGT đầu vào đã nhận trong tháng (bản gốc hoặc dữ liệu điện tử).
- Bảng kê mua vào, bán ra: (Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, thông tin này sẽ được tổng hợp tự động).
- Sổ phụ ngân hàng: Kiểm tra các giao dịch thanh toán qua ngân hàng liên quan đến hóa đơn đầu vào từ 20 triệu đồng.
- Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử (từ hệ thống phần mềm): Nếu có sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tờ khai GTGT kỳ trước: Để lấy số thuế GTGT còn được khấu trừ hoặc nộp thừa chuyển kỳ này (nếu có).
Đối với Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
- Bảng lương, bảng chấm công: Tổng hợp thu nhập của từng người lao động trong tháng (tiền lương, thưởng, phụ cấp…).
- Danh sách người lao động: Bao gồm thông tin cá nhân (Họ tên, mã số thuế TNCN, CCCD/CMND), số người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ gia cảnh.
- Các khoản giảm trừ: Bảo hiểm bắt buộc, các khoản đóng góp từ thiện, quỹ hưu trí tự nguyện, giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.
- Chứng từ chi trả thu nhập: Phiếu chi tiền mặt hoặc sao kê ngân hàng.
Các chứng từ khác liên quan
- Sổ sách kế toán: Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến doanh thu, chi phí, công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Báo cáo tài chính nội bộ (nếu có): Để đối chiếu và kiểm tra số liệu.
Quy trình làm báo cáo thuế hàng tháng đầy đủ nhất 2025
Thủ tục làm báo cáo thuế hàng tháng thường được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ gốc
- Tập hợp: Toàn bộ hóa đơn, chứng từ phát sinh trong tháng theo từng loại thuế.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp: Đảm bảo các chứng từ đều hợp lệ về hình thức, nội dung và hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đặc biệt lưu ý hóa đơn giả, hóa đơn có dấu hiệu đáng ngờ.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ: Đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là có thật và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 2: Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán
- Định khoản và ghi sổ: Dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán tiến hành định khoản và ghi chép vào các sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết, sổ quỹ, sổ ngân hàng…) trên phần mềm kế toán hoặc theo phương pháp thủ công.
- Đối chiếu số liệu: Đảm bảo số liệu giữa các sổ sách khớp đúng và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Bước 3: Lập tờ khai báo cáo thuế trên phần mềm HTKK
- Cập nhật phiên bản HTKK mới nhất: Luôn đảm bảo sử dụng phiên bản phần mềm HTKK mới nhất do Tổng cục Thuế cung cấp để tránh sai sót do lỗi phiên bản cũ hoặc chưa cập nhật quy định mới.
- Nhập liệu vào tờ khai: Mở phần mềm HTKK, chọn loại tờ khai cần lập (ví dụ: Tờ khai GTGT – Mẫu 01/GTGT), chọn kỳ kê khai (tháng), nhập các số liệu tổng hợp từ sổ sách kế toán vào các chỉ tiêu trên tờ khai.
- Lưu ý các chỉ tiêu quan trọng:
- Tờ khai GTGT: Chỉ tiêu về doanh thu, thuế GTGT đầu ra, thuế GTGT đầu vào (kê khai từng hóa đơn đối với hóa đơn giá trị lớn hoặc hóa đơn có thông tin cần theo dõi riêng), số thuế được khấu trừ kỳ trước chuyển sang.
- Tờ khai TNCN: Tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ.
- Kiểm tra dữ liệu: Sau khi nhập liệu, sử dụng chức năng “Kiểm tra” trên HTKK để phát hiện các lỗi cơ bản về định dạng, logic.
Bước 4: Kết xuất tờ khai XML
Sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng và đảm bảo tờ khai chính xác, chọn chức năng “Kết xuất XML” trên phần mềm HTKK. File XML này là định dạng chuẩn để nộp qua mạng.
Bước 5: Nộp báo cáo thuế điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế
Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng nhập: Sử dụng tài khoản đã đăng ký và chữ ký số.
- Nộp tờ khai: Vào mục “Kê khai thuế” -> “Nộp tờ khai XML”, chọn tờ khai vừa kết xuất và ký điện tử bằng chữ ký số.
- Kiểm tra trạng thái: Sau khi nộp, kiểm tra trạng thái tờ khai đã nộp thành công hay chưa. Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận nộp thành công.
- Nhận thông báo chấp nhận hồ sơ: Trong vòng 01 ngày làm việc, hệ thống sẽ gửi Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử. Đây là căn cứ chứng minh bạn đã hoàn thành nghĩa vụ nộp báo cáo thuế hàng tháng.
Bước 6: Nộp tiền thuế (nếu có)
Sau khi báo cáo thuế đã được nộp thành công và xác định số thuế phải nộp, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
Quy trình lập báo cáo thuế tháng từng bước rõ ràng.
Những lưu ý quan trọng khi làm báo cáo thuế hàng tháng 2025
- Cập nhật quy định pháp luật thường xuyên: Chính sách thuế luôn có sự thay đổi. Doanh nghiệp và kế toán cần thường xuyên cập nhật các Luật Thuế, Nghị định, Thông tư mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
- Sử dụng phần mềm kế toán: Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa quá trình hạch toán, tổng hợp số liệu và lập tờ khai, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Lưu trữ chứng từ cẩn thận: Toàn bộ chứng từ gốc, hồ sơ liên quan đến báo cáo thuế hàng tháng cần được lưu trữ cẩn thận (bản cứng và bản mềm) theo quy định của Luật Kế toán để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau này.
- Rà soát số liệu trước khi nộp: Luôn kiểm tra lại kỹ lưỡng các số liệu trên tờ khai, đảm bảo khớp với sổ sách kế toán trước khi ký và nộp. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến phạt.
- Chú ý các khoản giảm trừ và ưu đãi thuế: Nắm vững các quy định về giảm trừ gia cảnh, các khoản được miễn, giảm thuế để tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp.
- Tránh nộp chậm/nộp sai: Luôn tuân thủ thời hạn nộp báo cáo thuế hàng tháng và tiền thuế. Các khoản phạt do chậm nộp, sai sót có thể rất đáng kể.
- Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp: Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập hoặc không có đủ nguồn lực kế toán chuyên trách, việc thuê dịch vụ báo cáo thuế bên ngoài từ các công ty kế toán uy tín là giải pháp hiệu quả. Các chuyên gia sẽ đảm bảo công việc được thực hiện chính xác, đúng luật và kịp thời.
>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty mới nhất 2025
Việc làm báo cáo thuế hàng tháng là một phần không thể thiếu và đòi hỏi sự chính xác, kịp thời trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Nắm vững thủ tục làm báo cáo thuế hàng tháng và luôn cập nhật các quy định mới nhất sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ hoàn thành tốt nghĩa vụ của mình mà còn tránh được những rủi ro không đáng có.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho công tác báo cáo thuế hàng tháng và các vấn đề kế toán, thuế khác, hãy để Kế toán An Phát đồng hành cùng bạn. Với đội ngũ chuyên nghiệp và kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chất lượng, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển. Liên hệ ngay hotline: 0911 725 258 để được tư vấn chi tiết!
